"Kaptam e-mailen egy számlát, most mit csináljak?" - sok adózó teszi fel a kérdést manapság. Kétségtelen, az elektronikus számlázásra való átállás rohamosan terjed Magyarországon is. De mi is az az elektronikus számla? Hogyan találkozhat vele egy adózó, és mi a teendő vele?
Nagyon egyszerűen eldönthető, hogy mi az elektronikus számla: hatályos áfaszabályok alapján Magyarországon minden olyan számla elektronikus számlának minősül, amit elektronikusan bocsátanak ki és elektronikusan fogadnak be. Ennek megfelelően tehát elektronikus számlának minősül az is, amikor az egyik cég egy PDF formátumú számlát küld el e-mailen a másik társaságnak. Sőt a vonatkozó EU-irányelv magyarázata kifejezetten ezt a típusú elektronikus számlázást is felhozza példaként az elfogadható elektronikus számlázási módszerek között.
Miért is jó elektronikus számlázásra áttérni?
- Mert olcsó: sok cég által készített hatástanulmányból kiderül, hogy az elektronikus számla kiállítására és tárolására fordított költség töredéke a papíralapú számla kiállításához és tárolásához kapcsolódó költségeknek.
- Mert könnyebben visszakereshető: egyre nagyobb jelentősége van annak, hogy a cégek akár csoportszinten is vissza tudják keresni az adatbázisokból, költséghatékony módon a számlákat legalább az elévülési időn belül.
- Mert gyorsabb és ezáltal hatékonyabb: az elektronikus számlázás elterjedése felgyorsítja a számlázási folyamatokat, lerövidítheti a fizetési határidőket, az adókalkulálásnál egyszerűbbé teheti a folyamatokat.
- Mert környezetbarát. És még sorolhatnánk az előnyöket, melyek miatt egyre több cég választja ezt a megoldást.
A három csoport
A tapasztalatok alapján Magyarországon három fő csoportra oszthatók a gazdálkodók az elektronikus számlázással való kapcsolatuk alapján.
Az első csoportba azon adózók tartoznak, akik saját elhatározásra vagy cégcsoporton belüli döntés nyomán elektronikus számlázásra állnak át, ismerik a törvényi példákon felüli módszereket is, és a bevezetés előtt választanak a piacon elérhető elektronikus számlázási megoldások közül. Mivel az elektronikus számlázásra vonatkozó szabályok az Európai Unió tagállamaiban nagyrészt azonosak, ezért az ebbe a csoportba tartozó társaságok feladata csupán az, hogy az elektronikus számlázás bevezetésénél figyelemmel legyenek a magyarországi szabályozás sajátosságaira. Erre vonatkozóan mindenképpen érdemes lehet a hazai szabályozást ismerő szakemberek segítségét igénybe venni, például egy elektronikus számlázási rendszer validálását lefolytatni, melynek során a szakemberek a bevezetni kívánt rendszer hatályos magyar jogszabályoknak való megfelelőségét vizsgálják meg.
Kialakulóban van az elektronikus számlázással kapcsolatba kerülő adózók második speciális köre: ők azok az adózók, akik valamelyik nagyvállalat beszállítói, és akikkel a gördülékenyebb üzleti kapcsolat érdekében a nagyvállalat megállapodik az elektronikus számlázás bevezetéséről. Ilyen esetben az általában nemzetközi nagyvállalat megbíz egy elektronikus számlázással és elektronikus archiválással foglalkozó szolgáltatót azzal, hogy a beszállítók számláit rajta keresztül állítsák ki. Ennek megfelelően a beszállítók számláikat csak a megbízott szolgáltató rendszerén keresztül állíthatják ki a nemzetközi vállalat felé, úgynevezett meghatalmazáson alapuló számlázás jogi keretei között. Mivel a nagyvállalat és annak összes beszállítója között elektronikus számlázás kerül bevezetésre, ez a módszer egy rendkívül direkt, de hatásos terjesztése az elektronikus számlázásnak. És mi is az értelme ennek? Az, hogy a nagyvállalat egy előre leegyeztetett formátumú, egységes szerkezetű, jogszabályoknak biztosan megfelelő számlát fogad be minden beszállítójától, ezáltal egyszerűsíti saját számlabefogadási rendszerét, minimalizálja a számlabefogadásból eredő kockázatát és nem utolsósorban könnyen kezelhetővé teszi a bejövő számláit. Végül az utolsó és legkritikusabb elektronikus számlázással találkozó adózói kör, azon adózók köre, akik eseti jelleggel egy-egy elektronikus számlát fogadnak be csak. A külföldről vagy belföldről egy-egy elektronikus számlát befogadó társaságoknál fordul elő leggyakrabban, hogy egyszer csak kapnak PDF formátumban e-mailen egy számlát, aminek a befogadására nincsenek felkészülve. Nem szabad viszont ezt az esetet összekeverni azzal az esettel, amikor a számlát kiállító társaság csak tájékoztatási célból küldi el a számlát e-mailen a vevőjének, és valójában a papíralapú számlát tekinti számlának, amit az e-mailes küldést követően küld el postai úton. Amennyiben azonban az e-mailen érkezett számlát tekinti mindkét fél jogi és adózási szempontból is számlának, az adott számlát elektronikus számlának kell kezelni. Ennek megfelelően tehát amennyiben például egy kiadózó vállalkozás befogad akár egy darab elektronikus számlát is, annak ellenőrzéséről és elektronikus archiválásáról is neki kell gondoskodnia.
Mi a teendő, ha elektronikus számlát kap?
Mi a helyzet, ha a számlabefogadó elektronikus számlát kap? Egy dolog biztos, az elektronikus számlát kinyomtatni felesleges, mivel a kinyomtatott elektronikus számlához nem fűződik semmilyen joghatás, tehát nem minősül számlának. Az elektronikus számla csak elektronikus formában érvényes. Az elektronikusan befogadott számlát tehát − ugyanúgy, mint egy papíralapú számlát − ellenőrizni kell formai és tartalmi szempontból. Ezenfelül a legfontosabb, hogy egy elektronikus számlát csak elektronikusan lehet tárolni, tehát azt archiválni kell. Az archiválás mindkét fél kötelezettsége külön-külön. Az elektronikus számlát ugyanis mind a számla kiállítójának, mind pedig a számla befogadójának archiválnia kell.
És itt szokott problémát jelenteni egy elektronikus számlával először találkozó adózónál a számla befogadása. Az elektronikus számla tartalmi szempontú ellenőrzése semmiben nem különbözik a papíralapú számla ellenőrzésétől, ezért azt minden adózó gond nélkül elvégzi. Technikai szempontú ellenőrzés elvégzésére viszont nem minden adózó van felkészülve.
Továbbmenve az e-számla befogadása menetében, az elektronikus archiválás jelentheti a legtöbb problémát a társaságok számára. A számlakiállító ugyanis általában fel van készülve arra, hogy az általa kiállított számlákat archiválnia kell elektronikusan, a számlabefogadókra ugyanez már nem jellemző. Az elektronikus számlákat archiválni ugyanis csak nagyon szigorú jogszabályi feltételek mellett, a jogszabályban meghatározott néhány elektronikus archiválási módszerrel lehetséges. Hogy egyet említsünk a módszerek közül: az elektronikus számlát archiválni elektronikus aláírással és időbélyegzővel lehet. Amennyiben tehát a számla nem rendelkezik ezen technikai biztosítékok egyikével sem, akkor a számlabefogadónak kell gondoskodni a számla elektronikus aláírásáról és időbélyegzéséről. És ez már költséges. Mivel az Európai Unióban az elektronikus archiválás szabályai nem egységesek, ezért itt kifejezetten a magyar szabályokra kell támaszkodniuk a számla kiállítóinak és a számla befogadóinak.
Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkció
Fontos még megjegyezni azt, hogy az elektronikus számlát az adóhatóság részére adóellenőrzés során meghatározott file-formátumban lehet csak átadni, aminek szabályai az elmúlt években folyamatosan változtak. A jelenlegi szabályok 2015. július elsejétől hatályosak. Ezzel párhuzamosan 2016. január 1-jétől hatályos jogszabályi rendelkezés új kötelezettséget ír elő a számlák, köztük az elektronikus számlák adattartalmának adatexportja vonatkozásában. Ennek megfelelően 2016. január 1-jétől minden számlázóprogramnak rendelkeznie kell egy önálló, de a programba beépített, adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás elnevezésű funkcióval, melynek segítségével a számla adattartalma meghatározott formátumban kiexportálható. Erről minden adózónak magának kell gondoskodnia majd.
Egyre több tagállam szorgalmazza különböző eszközökkel, például jogszabályi környezet megteremtésével az elektronikus számlázás elterjedését. Fontos ez az adóhatóság részére is a könnyebb és gyorsabb ellenőrzés miatt. Más jogrendszerekben, például Brazíliában vagy Törökországban, egyes szektorokban, vagy bizonyos méret felett kötelezővé tették az elektronikus számlázást, sőt arra is van példa, hogy az elektronikus számlákat a helyi adóhatóság rendszeréhez hozzákötötték.
Magyarországon egyelőre a piaci szereplők teszik egyre elterjedtebbé az elektronikus számlázást. Azt, hogy az elterjedés milyen ütemben fog felgyorsulni a következő években, nem lehet tudni, de egy biztos, ma már alig akad olyan adózó Magyarországon, aki ne találkozott volna elektronikus számlával.
Forrás: Dr. Szeőcs Kornél / Szakma 2015. szeptemberi lapszám
