Igen, de ehhez arra van szükség, hogy naprakészek legyenek a számviteli folyamatok, ugyanis az év közbeni precíz könyvelés a záráskor hálálja meg magát.
Szilveszter éjszakáján, a pezsgős üvegek durranásával párhuzamosan az óesztendő is véget ér. A legtöbb cég számára elérkezik a zárás ideje, amikor is számot vet az elmúlt év üzleti tevékenységével. A jelenlegi állás szerint idén május 31-ig kell a vállalkozásoknak benyújtani az előző éves beszámolójukat, de mint minden évben most sem érdemes ezt az utolsó pillanatra hagyni. A január és május közötti időszakban sincs kevesebb munkája egy könyvelőnek, mivel a mindennapi munkát ugyanúgy el kell végeznie, miközben a zárás extra terhet jelent, hiszen vannak olyan feladatok, amelyet nem lehet előre elvégezni. Ahhoz, hogy a beszámoló megbízható, valós képet mutasson rengeteg egyeztetést, illetve ellenőrzést kell elvégezni.
Ezek egy részét év közben is el lehet végezni, vagy legalábbis előkészíteni, de vannak olyanok, amivel meg kell várni a fordulónapot, azaz (általában) az év utolsó napját, hiszen, míg az eredménykimutatás egy időszakra, a mérleg a fordulónapra vonatkozik.
Ilyenkor kell az egyenlegközlőket elkészíteni, kiértékelni, az analitikákat összevetni a főkönyvvel, elvégezni az átértékelést, béregyeztetést, adófolyószámlák ellenőrzését, meg kell vizsgálni, hogy kell-e értékvesztést, céltartalékot képezni; és el kell végezni a számviteli törvény által előírt átsorolásokat. Végül el kell készíteni az adókalkulációkat, az adóalap és adó csökkentési lehetőségek kihasználásával, és máris készülhet a beszámoló.
Amennyiben év közben nem naprakész a könyvelés, nincsenek folyamatos ellenőrzések, egyeztetések, illetve maradnak az év végére még kitisztázatlan tételek, akkor a zárás óriási terhet ró nemcsak a könyvelésre, de a könyvelést támogató személyekre is.
Nem halogatja a zárást az építőipar számára állványzatokat gyártó és forgalmazó Layher Kft, a cég már január végén elkészíti az előző üzleti évről szóló beszámolóját.
„Nem érdemes húzni az időt. Január 20-a után semmi olyan nem történik, amely indokolná a májusig való halasztást. Én sokkal nyugodtabb vagyok, ha már túl vagyunk a záráson, hiszen az új évre tudok fókuszálni” – mondta az ICT Európa Finance Zrt. egyik ügyfele. Serdült Sándor, a Layher Kft. ügyvezetője szerint a cég belső működésének is jót tesz a „korai” zárás, a pénzügyes kollégák is a jelenre tudnak koncentrálni. „Arról nem is beszélve, hogy januárban még frissebbek az emlékek az előző évvel kapcsolatban, mint májusban” – mondta Serdült Sándor. Az ügyvezető hangsúlyozta, ahhoz, hogy január végére elkészüljenek a zárással, év közben is fegyelmezettnek kell lennie. „A könyvelésünk naprakész, a cég adminisztrációja konzisztensen működik, nem halogatunk semmit sem. Ha nem így állnánk a dolgokhoz, akkor képtelenek lennénk január végén elkészíteni a beszámolónkat” – mondta Serdült Sándor.
Nem mindegy tehát, hogy mi történik év közben. Az ICT Európa Finance Zrt-nél minden egyes havi, vagy negyedéves bevallást úgy készítünk el, hogy lelki szemeinkkel már az év végi zárásra figyelünk. Ha egy számla hiányzik, vagy nem megfelelő a formátuma jelezzük az ügyfelünknek. A precíz és naprakész könyvelés nemcsak év végén hálálja meg magát. A mai modern vállalatvezetés alapja a naprakész információk és adatok megléte, könnyű elérhetősége. Ennek köszönhetően az év végi egyeztetéshez szükséges ügyszám a minimálisra csökken. Év közben a jelentések elkészítésekor adót kalkulálunk az ügyfeleinknek, sőt még tanácsot is nyújtunk, hogy hol van lehetőség az adó csökkentésére. Folyamatos kapcsolatban vagyunk a vállalatokkal, és ha év közben felmerül egy kérdés az ügyfél részéről, nagyon gyorsan tudunk reagálni.
Nagy előnye az ICT Európa Finance Zrt. által nyújtott szolgáltatásnak, hogy több kompetencia van egy helyen: könyvelő, bérszámfejtő, adó- és üzleti tanácsadó, illetve szorosan együttműködünk a jogász és a könyvvizsgáló partnerekkel. A vállalatirányítási rendszerünkben pontos ütemezés mellett folyik a munka, a feladatok a zárási időszakhoz igazodva vannak kiosztva.
Olyannyira stabil az informatikai rendszerünk, hogy tavaly a járvány kitörését követően egy hét alatt sikerült a teljes irodai munkát átállítani home office-ra. Az ügyfeleinkkel online módon tartottuk a kapcsolatot, rengeteg megbeszélést és tárgyalást bonyolítottunk le videóhívások segítségével. Jól vizsgáztak a rendszereink is, és a digitális könyvelés előnyeit az otthoni munkavégzés idejében duplán élvezhettük. Eddig is tudtuk, hogy milyen sok időt spórolunk meg azáltal, hogy nem papíron, hanem digitálisan kapjuk meg ügyfeleinktől a számlákat. Ez most az otthoni munkavégzést nagyban támogatta.
A bejegyzést készítették:
László Andrea, szakmai igazgató, adótanácsadó – ICT Európa Finance Zrt.
Kerecsényi Gábor, ügyfélmenedzser - ICT Európa Finance Zrt.
