Napjainkban szinte állandó téma már minden szakmai médiumon és fórumon a könyvelés digitalizációja, a könyvelési munkafolyamatok átstrukturálása.
De mit is jelent pontosan a digitalizáció?
“Az a folyamat, amikor egy fizikai mennyiséget valamilyen módon számítógéppel feldolgozhatóvá teszünk.”*
A cégek, vállalatok legtöbbször a versenyképesség megtartása kapcsán gondolkodnak el az innovatív fejlesztéseken és az új lehetőségek kipróbálásán, hogy a meglévő partnerek egyre növekvő elvárásainak is eleget tudjanak tenni, valamint minél többen válasszák az általuk nyújtott szolgáltatásokat. Másodlagos szempontként pedig a költségek optimalizálása szokott megjelenni.**
Még csak az elején járunk egy hosszú és rögös útnak, de már most látható, hogy jelentős változások lesznek, vannak kialakulóban.
A könyvelői munka központi tevékenységei - mint az adatrögzítés és adatfeldolgozás - szép lassan átterelődnek az ellenőrzési, elemzési, tanácsadói munka irányába.
Mivel egyre több adathoz lehet hozzáférni, (pl. NAV számla információk letöltésének lehetősége, november 22-től pedig az áfa tervezetek is elérhetőek lesznek), és a feldolgozásuk is egyre inkább automatizált lesz, így áthelyeződik a hangsúly a cégvezetők munkájának a támogatására, értem ez alatt a vállalkozások elemzését, optimalizálását, amivel mindkét fél csak nyerhet.
Megszűnhetnek azok a visszatérő problémák, mint például a késve és hiányosan átadott számlák, hiányzó banki kivonatok okozta kellemetlenségek, amik sokszor bosszúságot okoznak, és sajnos a könyvelő és az ügyfél kapcsolatára is rányomják a bélyegüket. Kisebb lesz a hibázási lehetőség, ami leggyakrabban a félre ütésekből vagy a figyelmetlenségekből adódnak.
Az idősebb korosztály sokszor elutasítóan, idegenkedve fogadja az újításokat, de ezek az ügyfelek is nagyon örülnek annak a lehetőségnek, hogy jobban bele láthatnak a cég könyvelésébe. Nem szükséges minden információért a könyvelőjüket keresni, mert ezeknek a programoknak a használatával például akár hajnali kettőkor is rá tudnak nézni a cég aktuális áfa egyenlegére, vagy az aktuális vevői kintlévőségi listájukra. A fiatalabb generáció viszont már nemcsak, hogy örül ezeknek a lehetőségeknek, hanem igényli is az online elérhetőségeket. Számukra nem egy ijesztő dolog a felhő alapú adattárolás, sokkal inkább a mindennapi életük részét képezik ezek a digitális platform által nyújtott kényelmi lehetőségek.
Ezeknek a fejlesztéseknek köszönhetően, várhatóan kevesebb kérdés jön az ügyfelektől a könyvelők irányába, ami azt eredményezi, hogy ezáltal a valódi munkájukra tudnak koncentrálni és nem apró-cseprő dolgokkal telik el az értékes idejük. Még véletlenül se gondoljon senki arra, hogy ennek következtében a könyvelői munkakör megszűnik a közeljövőben, hanem inkább egy hatalmas átalakuláson megy (majd) keresztül. Pár évvel korábban még olvashattunk olyan cikket, hogy nem érdemes könyvelőnek tanulni mert megszűnőben van ez a szakma. Ez egy hatalmas tévedés. Sokszor a média is azt híreszteli, hogy egyre kevesebb szükség van a könyvelők munkájára (lásd például Katásoknak nem kell könyvelő) de minden egyes adminisztráció csökkentő újítás csak újabb terheket ró a könyvelői társadalomra. Szóval nincs ok az aggodalomra.
Továbbá ennek következtében a papír felhasználási mennyiség is jelentősen csökken, ami környezetvédelmi szempontból sem elhanyagolható. Nem szükséges csak azért felkeresni a könyvelő irodát, hogy az iratokat könyvelésre átadják, és könyvelőknek sem okoz annyi problémát az iratok tárolása, és egy jól működő pénzügyi adminisztrációs szoftver segítségével a könyvelési anyagok folyamatosan elérhetőek az ügyfél és a könyvelője számára is. Ilyen közös platform pl. az SLM System pénzügyi rendszer (www.slm.hu).
Nem mehetünk el a jelenlévő járványügyi helyzet mellett sem, mert a digitalizációnak köszönhetően kevesebb (lesz) a személyes kontakt, a fizikai érintkezés, ez pedig a vírusok terjedésének a lelassulását segítheti elő.
A hangsúly most is a kommunikáción van. Nagyon fontos, hogy az ügyfeleknek ezeket a változásokat, automatizálási folyamatokat pozitívan adjuk elő. Ne azt lássák ebből a folyamatból, hogy ennek köszönhetően a könyvelőknek jóval kevesebb lesz a tennivalója, szinte már-már nem is lesz semmi teendőjük a cégekkel kapcsolatban, mert ez így nem igaz. És ne felejtsük el, hogy a könyvelői szakma híres (hírhedt) arról, hogy heti 40 órában nem látható el. Tehát már az is óriási eredmény, ha az automatizációnak köszönhetően a könyvelők leterheltsége a normálisra csökken, és időben is jobban eloszlik – ami megint csak kihat az ügyfél felé történő támogatás, tanácsadás minőségére, gyorsaságára.
Egyik fő szempont az ügyfélközpontúság, a támogatói szerepkör betöltése.
Érdemes már most elkezdeni a tanácsadói funkció kialakítását és erősítését, mivel ezt egy robot vagy egy program soha nem fogja tudni teljes helyettesíteni. Emberek vagyunk, ezáltal igényeljük ösztönösen a társas kapcsolatokat. A jövőben érdemes lesz jó ügyfélkapcsolatokra is törekedni, hogy az ügyfél bizalommal forduljon a könyvelőhöz. Ez egy innovációs áttörés, ami a legkisebb irodákat sem kerülheti el.
Csak biztatni tudok mindenkit, hogy ezeket a lehetőségeket használja ki, ismerkedjenek a programokkal, próbálják ki, így saját maguk tapasztalhatják meg hogy mennyi előnyre is tesznek szert ezáltal.
*Forrás: Wikiszótár
**Siemens 2018-as kutatása - https://bitport.hu/images/content/201809/gki_infographics_digitalization_2018.png
