Outsourcing kontra belső könyvelés, bérszámfejtés - Esettanulmány

A belső könyvelés kiszervezése egy 130 fős autóipari beszállítónál

A vállalkozás pénzügyi részlegén összesen öt fő dolgozott, akik a cégcsoport könyvelését, a bérszámfejtést és a pénzügyi feladatokat látták el. A vezérigazgató felkérte cégünket arra, hogy tegyünk javaslatot a pénzügyi osztály átalakítására. A tanácsadó bevonását alapvetően az osztályon kialakult, a vezérigazgató által is észlelt feszült légkör indokolta, nem kimondottan szakmai problémák. Az együttműködés a számviteli és pénzügyi feladatok, folyamatok, felelősségi körök feltérképezésével kezdődött. A tanácsadás keretében átvilágítottuk a céget számviteli szempontból is és feltártuk az ellenőrzés hiányából adódó hibás könyvelési eljárásokat, könyvelési kockázatokat. Tanácsadónk javaslatot tett a társasági adó kedvezmények optimális kihasználására, valamint a munkavállalók étkeztetésének adóhatékony módon történő biztosítására saját üzemi étkezde kialakításával. Tanácsaink eredményeként éves szinten több, mint húsz millió forint adót tudtunk megtakarítani a vállalkozásnak. Javaslatot tettünk a pénzügyi, számviteli folyamatok ésszerűsítésére, valamint tényszerűen rámutattunk a könyvelés és bérszámfejtés területek kiszervezésének ésszerűségére. A vállalkozás azóta is elégedett Ügyfelünk. A tanácsadás, mint szolgáltatási elem azóta is állandó részét képezi a sikeres együttműködésnek.

A cégvezetők, gazdasági vezetők munkájának egyik legfőbb kérdésköre, hogyan miként tudják a vállalkozás hatékonyságát növelni. A legnagyobb eredményeket a főtevékenység fejlesztésével lehet elérni, legyen szó gyártó, kereskedő vagy akár szolgáltató vállalkozásról. Ezt a célt kell szolgálják a háttér területek, úgy a HR, mint a pénzügy, marketing, IT valamint a könyvelés és bérszámfejtés is. Mikor tudják a legnagyobb eredményt elérni a vállalat hatékonyságának növelésében? Amennyiben ezeket a háttér területeket olyan partnervállalkozásokra bízzák, akiknél az adott terület számít core kompetenciának! A professzionális ügyviteli szolgáltatók a saját tevékenységük folyamatos fejlesztésével, up-to-date piaci információikkal tudják az ön vállalkozása hatékonyságát is támogatni.

A számviteli területen ezáltal tudja a vállalkozás a kockázatokat még időben kezelni, az adókedvezmények tudatos vizsgálatával pedig az adót optimalizálni, hogy magasabb nyereségre tegyen szert. Az sem elhanyagolható szempont, hogy a könyvelés segíti-e a cégvezetést vezetői információkkal a stratégia alkotásban, valamint a gazdasági igazgatót a cash-flow tervezésben. A könyvelés, bérszámfejtés kiszervezésével jelentős teher kerül le a vezetők válláról azzal, hogy a partnercég hatékonyan működteti az adott területet a mindennapi munka során. A tendencia egyértelmű, a prosperáló vállalkozások sorra szervezik ki azon tevékenységeiket, amelyek nem core kompetenciáik, hiszen a további fejlődésnek mindez elengedhetetlen eszköze.

Mennyibe is kerül a belső munkaerő?

Legyen szó könyvelő vagy bérszámfejtő pozícióról, a HR szakembereknek egyre jelentősebb kihívást okoz a munkaerőhiány. Az éves cash-flow tervekben az egyre növekvő munkaerő bér- és járulék költség melett a fix költségek között számolni kell a szükséges szoftverek licensz díjaival, valamint a belsős kollégák szakmai támogatásának költségével is (külsős adótanácsadói rendelkezésre állás). Továbbá ide számolható a belsős munkatárs irányítása miatt a vezetőktől kieső munkaidő becsült bérköltsége is. 2 évente a munkaerő kicserélődésével számolva, jelentős összeget tesz ki a munkaerő pótlásának a díja is, a hirdetés költsége, a munkaerőközvetítő díja. Fluktuáció esetén számolni kell a munka átadás-átvételből fakadó kockázatokkal is. Jogosan merül fel a kérdés, hogy vajon mennyi idő után fogja a kolléga azt beismerni, hogy a feladat meghaladja a képességeit? Amennyiben valamennyi tényezőt figyelembe veszünk, akkor a belső senior könyvelő / bérszámfejtő költsége meghaladja az 1 millió forintot havonta.

Mi a hozzáadott értéke a felkészült külső szolgáltatónak a számviteli folyamatok területén?

Az évek alatt folyamatosan fejlesztettük és tökéletesítettük munkamódszerünket. Szabályozott könyvelői, bérszámfejtői és csoportvezetői folyamatokkal rendelkezünk, melyet egyedülálló, kimondottan a könyvelési és bérszámfejtési feladatok támogatására létrehozott vállalatirányítási rendszerünkkel támogattunk meg. A folyamatokba számos ellenőrzési pontot építettünk be. Ez azt jelenti, hogy például az ÁFA bevallás benyújtását 3 ellenőrzési pont előzi meg, amikor 19 szempontot vizsgálunk. A havi szintű főkönyvi ellenőrzés pedig 13 pontból áll, melyek során 25 szempontot vizsgálunk.

 

A megszokás és esetlegesség alapján történő munkavégzést felváltják a szabályozott, ellenőrzött folyamatok!

 

Cégünknél egy partnerhez két könyvelőt, egy csoportvezetőt, egy bérszámfejtőt és egy bérszámfejtési csoportvezetőt is rendelünk. A cégátvétel során a nyitási feladatokat, melyre vonatkozóan konkrét ellenőrzési módszerrel rendelkezünk, külön nyitó könyvelő és nyitási csoportvezető látja el. Cégünknél a szervezetfejlesztéssel két szakember folyamatosan foglalkozik.

 

Egy ember esetében a tudásbázis az adott munkatársnál kezdődik és nála is ér véget. Cégünk ügyfelei minden esetben egy teljes csapatot vásárolnak meg!

 

Havi jelentések, riportok

Cégünk, szerződött Partnerei számára hónapról hónapra testreszabott jelentéseket készít a vállalkozása pénzügyi helyzetéről, várható eredményeiről és a várható adófizetési kötelezettségekről.

 

Adatok on-line vagy helyszíni elérése

Hozzáférést biztosítva vállalatirányítási rendszerünk ügyfélfelületéhez, Ön a lekönyvelt bizonylatok adatait bármikor megtekintheti. Szükség esetén a teljes könyvelőprogramot a helyszínen letelepítjük betekintés, vagy bizonyos könyvelési feladatok helyszínen történő ellátása céljából.

 

 

Vezetői döntéstámogatás, dinamikus pénzügyi tábla

Az on-line ügyfélfelületen egy dinamikus pénzügyi áttekintő táblázatot biztosítunk a havonta kiküldésre kerülő jelentések adataiból, amely adatelemzésre számos lehetőséget biztosít. Egy gombnyomással összehasonlítható a tárgy év az előző év adataival vagy a tervszámokkal.