Egy vállalkozás életében nagy eséllyel eljön az a pillanat amikor belekényszerül, hogy váltson könyvviteli szolgáltatót. Ennek okai különbözőek lehetnek, például minőségi hiányosságok, proaktivitás hiánya, vagy az, hogy a vállalkozás kinövi jelenlegi könyvelőjét, és szükségük van egy komplexebb szolgáltatóra. Minden esetben felmerül a kérdés, hogy mikor lenne a legjobb időpont a váltásra. Ebben a kérdésben szeretnénk egy kis segítséget nyújtani, illetve eloszlatni néhány sztereotípiát..
Mikor váltsunk, évközben vagy év végén?
A váltásra akkor van szükség, amikor úgy érezzük, hogy a jelenlegi együttműködés nem szolgálja a vállalkozás érdekeit.
Fontos azonban, hogy ne várjuk meg amig a kialakult helyzet egyre nagyobb problémákat okoz, inkább az elvárásaink alapján keressünk új szolgáltató céget.
Sokan tartanak az évközi váltástól, mert nem zárnak le egy teljes üzleti évet az előző könyvelővel, és úgy vélik, hogy ez bizonytalansággal jár. Azonban ezek az érvek nem elegendőek a váltás elodázásához. Havonta is lehet zárni, és a könyvelésnek van egy jól naplózott adminisztratív oldala, így a felelősségi időszakok jól elválaszthatók.
Az év végére történő váltás hátrányai:
Ha január 1-jén történik a váltás, az előző könyvelőnek május 31-ig le kell zárnia a céget. Ez azt jelenti, hogy az új könyvelőnek várnia kell az előző könyvelő teljesítésére, ami általában az összes rendelkezésre álló időt igénybe veszi. Ennek eredményeképp a cégvezetés 5 hónapon keresztül nem kap valós képet a cég helyzetéről, mert az új könyvelő még nem kapta meg a nyitó adatokat, így a historikus adatok hiányában, addig nem készülhet valós pénzügyi, management riport stb.
Az évközi könyvelőváltás előnyei:
Alapvetően a váltásnak van egy jótékony hatása, amikor az új szolgáltató a kezdeti időszakban egyfajta független külsős szemlélettel vizsgálja a korábban alkalmazott szemviteli folyamatokat, adókedvezmények alkalmazását. Ebben a "nyitási folyamatban" napvilágra kerülhetnek problémák és ki nem használt lehetőségek, adókedvezmények.
Az évközi könyvelőváltásnál már az új könyvelő fogja zárni az adott üzleti évet. Ez azt jelenti, hogy az előző könyvelőnek kevesebb feladata van, mivel csak a tört időszak rendezését kell elvégeznie. Az előző könyvelőnek nem kell teljes évre vonatkozó adókalkulációkat készítenie, beszámolót és kötelező mellékleteit előállítania, éves társaságiadó bevallással vagy a transzferár dokumentációval foglalkoznia és nem kell mindezekről a könyvvizsgálóval egyeztetnie.
Az évközi könyvelőváltás lehetőséget ad az új könyvelőnek, hogy felismerje és kijavítsa az esetleges hibákat vagy hiányosságokat a könyvelésben. Az új könyvelő friss perspektívát hozhat a folyamatba, és új megközelítéseket, rendszereket vezethet be a hatékonyság és pontosság javítása érdekében.
Összességében az évközi könyvelőváltás kevesebb feladattal jár, zökkenőmentesebben történik, mint az év végi váltás. Nem kell várakozni 5 hónapot, ami hátráltathatja a vállalkozás zavartalan működését és az adott üzleti év zárása már egy új szemléletben történik.
Fontos megjegyezni, hogy minden vállalkozás más, és az évközi vagy év végi könyvelőváltás előnyei attól függenek, hogy mi a legmegfelelőbb a vállalkozás sajátosságai és képeségei figyelembevételével. A könyvelőváltás mellett történő döntést megelőzően, érdemes alaposan megfontolni a vállalkozás egyedi igényeit és a váltás lehetséges hatásait.
Szerző: Vasas Gábor, az ICT Európa Finance Zrt. kiemelt ügyfélkapcsolati menedzsere
